Zakres usług powinien pasować do rodzaju działalności
Na początku trzeba określić, czy firma prowadzi księgę przychodów i rozchodów, ryczałt, pełną księgowość, czy potrzebuje także obsługi kadrowo-płacowej. Mała firma usługowa, sklep internetowy, lokal gastronomiczny i spółka z o.o. mają inne potrzeby dokumentacyjne.
Warto zapytać, czy biuro zajmie się tylko bieżącym księgowaniem, czy także rozliczeniami ZUS, JPK, deklaracjami podatkowymi, rocznym PIT, kontrolą poprawności dokumentów i kontaktem w razie pytań. Takie ustalenia pozwalają uniknąć sytuacji, w której przedsiębiorca zakłada pełne wsparcie, a umowa obejmuje wyłącznie podstawowe księgowanie dokumentów.
Obieg dokumentów trzeba ustalić przed pierwszym miesiącem rozliczeń
Współpraca z biurem rachunkowym przebiega sprawniej, gdy przedsiębiorca wie, kiedy i jak przekazywać faktury. Już na starcie warto ustalić, czy dokumenty trafiają do biura online, przez system, e-mail, aplikację, czy osobiście. Trzeba też określić termin dostarczania faktur sprzedażowych, faktur kosztowych, potwierdzeń zapłaty, umów, raportów kasowych i dokumentów związanych z pojazdami firmowymi.
Dobrze przygotowany obieg dokumentów zmniejsza ryzyko opóźnień. Właściciel firmy nie musi wtedy szukać faktur tuż przed terminem podatku. Biuro może wcześniej sprawdzić kompletność dokumentów i poinformować o brakach.
Kontakt z księgową nie powinien zależeć od przypadku
Mała firma często potrzebuje szybkiej odpowiedzi: czy dany wydatek można zaliczyć do kosztów, jak wystawić fakturę, co zrobić z zaliczką, jak rozliczyć samochód albo kiedy zgłosić pracownika. Dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto zapytać, kto obsługuje firmę, jak wygląda kontakt i w jakich godzinach można liczyć na odpowiedź.
Ważne znaczenie ma też język komunikacji. Przedsiębiorca nie musi znać szczegółów ustaw podatkowych. Biuro powinno wyjaśniać skutki decyzji prostym językiem, bez przerzucania całej analizy na klienta. To szczególnie ważne przy zmianie formy opodatkowania, zatrudnieniu pierwszej osoby albo większych zakupach firmowych.
Forma opodatkowania wpływa na codzienne decyzje
Wybór skali podatkowej, podatku liniowego albo ryczałtu nie sprowadza się tylko do wysokości stawki. Znaczenie mają koszty, planowane przychody, składka zdrowotna, rodzaj usług, możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem oraz rozwój firmy w kolejnych miesiącach.
Przedsiębiorca powinien ustalić z biurem, czy może liczyć na analizę formy opodatkowania przed założeniem firmy albo przed zmianą rozliczeń. Takie wsparcie przydaje się szczególnie wtedy, gdy firma rośnie, zatrudnia pierwszych pracowników albo zmienia model sprzedaży.
Kadry i płace warto zaplanować przed zatrudnieniem pracownika
Pierwszy pracownik oznacza nowe obowiązki: umowę, zgłoszenie do ZUS, listę płac, ewidencję czasu pracy, urlopy, badania, dokumenty podatkowe i akta osobowe. Jeśli właściciel firmy planuje zatrudnienie, powinien porozmawiać z biurem wcześniej, a nie dopiero w dniu podpisania umowy.
Obsługa kadrowo-płacowa wymaga dokładnych danych i terminów. Trzeba ustalić, kto przygotowuje umowy, kto pilnuje dokumentów pracowniczych, kto rozlicza nieobecności i kiedy firma przekazuje informacje potrzebne do listy płac. Przy małej firmie takie zasady chronią właściciela przed chaosem administracyjnym, zwłaszcza gdy zespół zaczyna się powiększać.
KSeF zmieni sposób pracy z fakturami
Przed wyborem biura warto zapytać także o przygotowanie do Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązkowy KSeF oznacza przejście z dotychczasowych faktur na faktury ustrukturyzowane. Dla małych firm zmiana obejmie nie tylko samo wystawianie dokumentów, lecz także nadawanie uprawnień, pracę w programie księgowym, kontrolę obiegu faktur i sposób przekazywania danych do biura.
Warto ustalić, kto pomoże w konfiguracji dostępu, kto nada uprawnienia użytkownikom, kto sprawdzi poprawność procesu sprzedaży i jak przedsiębiorca będzie otrzymywał informacje o dokumentach kosztowych. Im wcześniej firma omówi te sprawy, tym mniejsze ryzyko problemów po wejściu nowych zasad.
Umowa z biurem powinna jasno opisywać odpowiedzialność
Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić, co dokładnie obejmuje cena. Inaczej wygląda obsługa kilku faktur miesięcznie, inaczej pełna obsługa firmy z pracownikami, kasą fiskalną, magazynem i sprzedażą online. Warto ustalić także koszt dodatkowych konsultacji, korekt, zaległych rozliczeń, reprezentacji przed urzędem i przygotowania analiz.
Dobra umowa opisuje obowiązki biura oraz przedsiębiorcy. Firma odpowiada za terminowe przekazanie kompletnych dokumentów, a biuro za prawidłowe wykonanie ustalonych czynności księgowych. Właściciel firmy powinien też zapytać o ubezpieczenie OC biura rachunkowego, ochronę danych i sposób archiwizacji dokumentów.
Lokalna księgowość może ułatwić rozwój firmy
Przedsiębiorca z Białegostoku może dziś korzystać z księgowości online, ale lokalna obsługa nadal ma duże znaczenie. Możliwość spotkania, znajomość realiów małych firm z regionu i sprawny kontakt pomagają szczególnie wtedy, gdy firma dopiero buduje procedury lub przechodzi na bardziej rozbudowany model działania.
Jeśli szukasz biura, które oferuje księgowość w Białymstoku, zapoznaj się z ofertą RARPIT. Firma obsługuje działalności gospodarcze, spółki, kadry i płace, wspiera przy KSeF oraz umożliwia współpracę zdalną, dzięki czemu może pomagać przedsiębiorcom z miasta i firmom działającym w innych częściach Polski.